Koordynator nie może prowadzić partnerów za rękę i podawać im rozwiązań na tacy – mówi dr hab. Dorota Kwiatkowska-Ciotucha, która od ponad 20 lat z powodzeniem realizuje projekty unijne.
Od czego zacząć realizację projektu partnerskiego w programie Erasmus+?
Projekt zaczynać należy od pomysłu i musi on być ugruntowany. Czyli trzeba mieć wizję działania od początku do końca. Świadomość, co chcemy uzyskać, jak to zrobić i z kim współpracować. Tu nie ma mowy o improwizacji czy założeniu, że „jakoś to będzie".
Gdy już wiemy, jaki chcemy realizować, zaczynamy szukać partnerów. Gdzie ich znaleźć?
Narodowa Agencja rekomenduje korzystanie z bazy partnerów. Istotne, można w tej bazie kogoś znaleźć, ale jak się nie zna partnera osobiście, to wiele się ryzykuje. Zawsze powtarzam, że najważniejsi są ludzie, nie instytucje. Może być najlepsza uczelnia, najlepszy podmiot, a okazuje się, że ludzie nie są zainteresowani pracą, i wszystko spada na barki lidera. Warto, zanim złożymy wniosek, podjechać do partnera. Natomiast w trakcie realizacji projektu szczególnie ważne jest pierwsze spotkanie tradycyjne, czyli kick-off meeting, stanowiące formalne rozpoczęcie współpracy. Z doświadczenia wiem, że warto mieć już jakiś merytoryczny temat, nad którym można byłoby się pochylić w trakcie tego spotkania.
Co zrobić, gdy wybrany partner okazie się niesolidny? Męczy się z nim i da się go zmieniać?
Trzeba reagować szybko, bo okazuje się, że partner jest niesolidny lub nie chce się mu pracować. Jeśli lider nie widzi możliwości realizacji projektu zgodnie z zaplanowanym harmonogramem i budżetem, a zmiana partnera nie wchodzi w grę, może wykonać zadania partnera, a jego budżet przesunąć do swojego.
Mamy projekt i partnerów, pozostaje zdobycie akceptacji i dofinansowania.
Trzeba mieć odrobinę szczęścia, żeby trafić po drugiej stronie na oceniającego, który zrozumie ideę projektu. Bo można mieć świetną ideę, idealnych partnerów, dobrze napisany projekt, a trafi się na eksperta, który nie zobaczy tego, i nie zrozumie koncepcji i projekt odrzuci. Co wtedy? Składać wniosek kolejny raz? Tak trzeba robić. Czasami startujemy z tą samą ideą działania kilka razy, do skutku. Ale trzeba mieć na uwadze nakład czasu pracy i nie wiadomo, czy będą z tego efekty. To jest konkurs. A nie jest ich wcale tak wiele, w projektach partnerskich najwięcej pracy ma lider.
Jakie pułapki czekają na liderów w trakcie realizacji projektów?
Największą pułapką są partnerzy. Bo nawet jeśli poświęciliśmy ich do nich przekonać, to w projekcie różnie bywa. Problemy formalne można załatwić wcześniej zapisami w umowie partnerskiej oraz w regulaminie. Zdecydowanie trudniej radzić sobie z trudnościami merytorycznymi, które wynikają np. z niechęci niektórych partnerów do realizacji zadań.
Przy projektach spotykają się partnerzy z różnych krajów. Czy trzeba ich związać i kulturą?
Różnice kulturowe są oczywiste i większość osób ma tego świadomość, pracując w zespołach międzynarodowych. Warto się przygotować – np. w sposobie pojmowania czasu, spożywania posiłków czy zasady ubioru w kraju partnera.
To niejedyne różnice u partnerów?
Nie do końca zdajemy sobie sprawę z różnic generacyjnych. Gdy w projekcie spotka się pokolenie X z pokoleniem Z, to zderzenie bywa bolesne. I nie chodzi tu o nowoczesne technologie, bo na ogół to nie jest problem dla nikogo. Chodzi o zaangażowanie młodych ludzi w pracę, o chęć nauczenia się czegoś. Nie zawsze 25-, 30-latkowie są do tego skorzy.
I wtedy lider pracuje za nich?
Od początku realizacji projektu warto jednoznacznie określić zasady współpracy i oczekiwania wobec partnerów, a potem egzekwować to, do czego się zobowiązali. Partnerzy dostają swoje pieniądze i mają swoje zadania, za które są odpowiedzialni. Jeśli pojawią się problemy, próbujmy je rozwiązywać. Zmiana harmonogramu czy wstępnych założeń to nie koniec świata. Starajmy się dopasować nasz projekt do rzeczywistych okoliczności.
Co jeszcze warto zawrzeć w umowie partnerskiej?
Dobrze jest od razu określić prawa i obowiązki lidera oraz partnera. Lider wprawdzie odpowiada za projekt przed Narodową Agencją, ale nie może prowadzić partnerów za rękę i podawać im wszystkiego na tacy.