Niedoceniana, a kluczowa. Dobra analiza potrzeb pokazuje, że projekt odpowiada na wyzwania i zasługuje na dofinansowanie. Jak ją przygotować, by stała się mocnym argumentem w ocenie eksperta?
#1 Identyfikacja mocnych i słabych stron
Wyobraźmy sobie drzewo – iglaste albo liściaste, rosnące samotnie lub w lesie, przy chodniku albo w parku. Kiedy przechodzimy obok, najpierw dostrzegamy pień. Dopiero gdy podniesiemy głowę, możemy docenić rozłożyste gałęzie i liście. A pod ziemią kryją się jeszcze korzenie – niewidoczne, ale niezbędne, by drzewo mogło trwać i się rozwijać. Ta metafora przypomina, że to, co widoczne na pierwszy rzut oka, wielokrotnie jest tylko częścią większej całości.
Podobnie jest z projektem edukacyjnym. Jego cel często wybieramy na podstawie prostej obserwacji otoczenia: zauważamy trudność, z którą mierzy się określona grupa społeczna lub konkretne osoby. To właśnie pień naszego drzewa, czyli główny problem. Aby jednak dobrze go zrozumieć i zaplanować skuteczne działania, musimy zobaczyć całe drzewo. Gałęzie i liście symbolizują skutki problemu, natomiast korzenie – jego przyczyny. To właśnie one wymagają naszej szczególnej uwagi, ponieważ bez ich rozpoznania trudno zaproponować działania, które odpowiedzą na potrzeby odbiorców. Dopiero gdy nazwiemy zarówno przyczyny, jak i skutki, będziemy w stanie właściwie zaplanować projekt i dobrze uzasadnić jego potrzebę we wniosku.
Tę samą metaforę drzewa można wykorzystać nie tylko do analizy problemu, ale także do rozpoznania zasobów grupy projektowej. W takim przypadku tworzymy drzewo mocnych stron: pień może oznaczać najważniejszy potencjał grupy, korzenie – doświadczenia, umiejętności, relacje i zasoby, z których ten potencjał wyrasta, a gałęzie i liście – możliwe efekty jego wykorzystania w projekcie. Dzięki temu projekt nie opiera się wyłącznie na diagnozie braków i trudności, ale także na tym, co można wzmacniać, rozwijać i wykorzystywać jako punkt wyjścia do dalszych działań.
#2 Strategie badawcze: jak to zrobić?
Rzetelna analiza potrzeb powinna łączyć dwie uzupełniające się strategie badawcze: analizę danych zastanych oraz badania prowadzone bezpośrednio z odbiorcami projektu.
Desk research (badanie "zza biurka")
To pogłębianie wiedzy o problemie przy wykorzystaniu istniejących już danych.
Narzędzia: analiza dokumentów unijnych, statystyk (GUS, raporty oświatowe), literatury przedmiotu oraz raportów ewaluacyjnych z podobnych projektów.
Rada: Korzystajmy z wiarygodnych danych. Ekspertów bardziej przekonają statystyki z 2025 roku niż dane sprzed lat. Warto sięgać po opracowania renomowanych ośrodków badawczych, a nie przypadkowe artykuły.
In person (badania bezpośrednie)
Informacje zebrane prosto od odbiorców to najcenniejszy zasób. Choć zgromadzenie ich wymaga większego nakładu pracy, to właśnie one najlepiej uzasadniają, dlaczego dany wniosek zasługuje na dofinansowanie.
Narzędzia: ankiety, wywiady indywidualne i grupowe (focusy), mapy zasobów, analiza SWOT instytucji (mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia) czy PEST grupy odbiorczej (czynniki polityczno-prawne, ekonomiczne, społeczne i technologiczne).
Rada: Nie zapominajmy o zbadaniu potrzeb instytucji biorących udział w projekcie (partnerzy, szkoły, ośrodki). Wykażemy dzięki temu ich zaangażowanie oraz gotowość do działania, a wniosek będzie lepiej odpowiadał na ich potrzeby. Analiza oczekiwań partnerów jest szczególnie ważna w przypadku Projektów partnerstw w Erasmusie+ (Akcja 2.).
Rada: Unikajmy opierania analizy wyłącznie na wynikach obserwacji. Jest ona subiektywna i może zafałszować obraz potrzeb.
#3 Jak opisać analizę wniosku? Wskazówki
Źródła: Zawsze podawajmy źródła danych i odwołujmy się do aktualnych publikacji.
Grupa badawcza: Opisujmy dokładnie, kogo badaliśmy metodą in person. Podajmy liczbę osób, przedział wiekowy, status oraz informację, kiedy i jak pozyskaliśmy respondentów.
Wywiady: Jeśli je prowadziliśmy, w treści wniosku warto przytoczyć krótkie cytaty z nich. To nadaje projektowi ludzki wymiar.
Konkrety: Operujmy faktami. Zamiast pisać: "Wiele osób ma problem", napiszmy: "75% badanych nauczycieli wskazało na brak umiejętności w zakresie...".
Załączniki: Jeśli to możliwe, przygotujmy krótki raport z własnych badań i dołączmy wzory kwestionariuszy. To dowód na naszą rzetelność i profesjonalizm. Pamiętajmy jednak, by kluczowe wnioski zawsze znalazły się w głównym formularzu wniosku. Solidna analiza potrzeb to nie tylko formalność - to kompas, który poprowadzi projekt od etapu planowania aż po sukces w procesie oceny i realizacji.
Powodzenia!
W artykule przedstawiono uproszczoną wersję tzw. drzewa stanu obecnego (Current reality tree). To narzędzie autorstwa dr. Eliyahu M. Goldratta, twórcy Teorii Ograniczeń (TOC), skupiającej się na procesach sprawnego zarządzania projektami i organizacjami.
Źródło: Europa dla Aktywnych (2/2026).